Check-list pour l’équipe des organisateurs

La lettre pour les invités :
informations importantes à l'avance

L'équipe d'organisation envoie souvent une lettre d'information avec des infos pratiques pour les invités. En général, ce document n'est pas envoyé au couple de mariés et est également gardé secret, car il peut contenir des surprises pour le couple de mariés, telles que :

Un cadeau de la collectivité
Chaque invité apporte sa contribution à la célébration (par exemple, une feuille avec des idées d'excursions / des aliments spéciaux et durables dans un beau bocal de conservation / une boîte de conserve sans étiquette pour chaque invité, etc. Il n'y a pas de limites à la créativité - tant que le cadeau convient au couple de mariés. :-)

Informations pratiques
⎕ Itinéraire / places de parking
⎕ Numéros de téléphone portable importants
⎕ Èventuellement un code vestimentaire

Programme
⎕ Date limite d'enregistrement des inscriptions et des jeux de divertissement (en précisant éventuellement la durée maximale)
⎕ Informations importantes sur les différents points du programme

Cadeaux
⎕ Lien vers la liste de souhaits en ligne (si disponible)
⎕ Quand les dons peuvent-ils être déposés ? Pratiquement dès que les invités arrivent au bureau d'état civil, à l'église ou au premier lieu de la fête, les cadeaux peuvent être apportés du parking et déposés directement, et ne pas un après l’autre au cours de toute la journée.
⎕ Où sont déposés les cadeaux ? Il est important de faire en sorte que le lieu pour les déposer lui-même soit bien visible pour qu'on puisse le trouver facilement. Par exemple, une table avec une grande enseigne, ou un véhicule accrocheur comme un beau bus VW d’une ancienne époque...;-)

Les aides :
Sans eux, rien ne fonctionne

Afin de garantir que l'équipe organisatrice n'ait qu'à garder une vue d'ensemble et à diriger/modérer la journée du mariage - ce qui est en soi une tâche exigeante - et qu'elle ne soit pas bloquée partout elle-même, il convient de faire appel à des assistants pour les tâches suivantes si nécessaire :
⎕ Gardien de parking
⎕ Personnel du bar
⎕ Équipe de construction
⎕ Équipe de nettoyage
⎕ Chauffeur pour Transport des cadeaux*
⎕ Service de garde d'enfants
⎕ Traducteurs au cas d’un mariage multilingue
⎕ Personnes qui forment une haie
⎕ Surveillants des stands comme par exemple un snack-bar, une table de boissons, photobooth (d’expédition), un coin photo créatif*, des jeux, …
⎕ Personnes qui décorent l'appartement*
⎕ Chauffeur pour le transport du couple de mariés*

* L'équipe de VW Bus Berne peut prendre en charge ces tâches pour vous avec compétence et plaisir.

Tâches générales pendant la préparation :
une aide à l'organisation

Chaque célébration est unique, et pourtant il y a des points que chaque équipe d'organisation de mariage doit prendre en compte :

Généralités
⎕ Clarifier le budget
⎕ Discutez des points importants avec le couple de mariés
⎕ Décoration
⎕ Rassembler les contributions / jeux
⎕ Déterminer le déroulement
⎕ Journal de mariage
⎕ Prévoir des surprises pour le couple de mariés / invités
⎕ Accompagnez la mariée au maquillage / coiffeur
⎕ Couleur uniforme de la robe des témoins des mariés ?
⎕ Contact avec le sacristain à l'église / avec l’employé du bureau d'état civil
⎕ Personnes de contact
⎕ Assurer le paiement des aides, des serveurs, des musiciens, des chauffeurs ... (Par ailleurs, chez VW Bus Berne, le paiement du montant final pour les Photobus et les voitures de mariage n'est effectué qu'après l'événement par facture)
⎕ Organiser un enterrement de vie de garçon

Cérémonie de mariage
⎕ Accueil des invités, informations (mégaphone / sirène / signe de reconnaissance ?)
⎕ Groupe de musique
⎕ Feuilles de chants pour la cérémonie de mariage
⎕ Stockage des alliances
⎕ Remise des alliances

Apéro / fête en soirée
⎕ Badges nominatifs pour les invités
⎕ Carte des menus
⎕ Systèmes de sonorisation
⎕ Projecteur / ordinateur portable
⎕ DJ
⎕ Kidnap mariée oui ou non ?
⎕ Open-End ou une clôture commune (feux d'artifice, bougies, chanson, ballons illuminés, etc.) ?

Liste de colisage :
ce qu'il faut apporter

Ces choses (si elles étaient prévues pour la journée) ne doivent pas être oubliées :

⎕ Alliances
⎕ Passeport / carte d'identité si on est témoin de mariage au bureau d'enregistrement
⎕ Équipement de sonorisation et projecteur
⎕ Cartes nominatives
⎕ Cartes de menu
⎕ Feuillets de chansons
⎕ Mégaphone / corne
⎕ Accessoires pour les jeux
⎕ Chewing-gum
⎕ Déodorant
⎕ Chargeur de téléphone portable
⎕ Bloc d'accu
⎕ Fournitures de couture
⎕ Épingles de sécurité
⎕ Couteau de poche avec ciseaux

Le grand jour :
ce qu'il reste à faire

⎕ Obtenez le bouquet de la mariée et apportez-le à la mariée
⎕ Décorez votre voiture
⎕ Marquer le chemin pour les invités, par exemple avec des ballons
⎕ Installation des tables et des chaises
⎕ Préparer les accessoires pour les jeux
⎕ Distribuer des cartes de menu
⎕ Distribuer des feuilles de chansons aux bancs d'église
⎕ Réservez la première rangée pour les parents, le pasteur, les témoins de mariage, les musiciens et le photographe
⎕ Éventuellement soutenir l'équipe de décoration avec la décoration
⎕ Établir le contact entre le pasteur / maître de cérémonie, le technicien, le présentateur, le sacristain , le groupe de musique, ...
⎕ Stand à l'entrée pour distribuer les étiquettes porte-noms des invités
⎕ Installez la table des cadeaux et étiquetez-elle de façon visible (ou réservez à l'avance le Bus-cadeau de VW Bus Berne ;-))